Tabela prática para o prazo de guarda de documentos:
(recomendamos que coloquem 1 ano a mais do que está demonstrado na tabela)
TRIBUTÁRIO
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Documento
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Prazo
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Fundamento legal
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IR – Imposto de Renda
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5 anos
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arts. 173 e 174, CTN
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CSLL – Contribuição Social sobre Lucro Líquido
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5 anos
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arts. 173 e 174, CTN
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PIS – Programa de Integração Social
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5 anos
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arts. 173 e 174, CTN
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Cofins – Contribuição para Financiamento da Seguridade Social
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5 anos
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arts. 173 e 174, CTN
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Simples Nacional
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5 anos
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art. 26, II, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN
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Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos
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5 anos
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arts. 195 e 174, CTN
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Livros fiscais e contábeis
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5 anos
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arts. 195 e 174, CTN
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Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil
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5 anos
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art. 11, Lei n° 8218/1991 e art. 173, CTN
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Declarações: DIPI, DCTF, DIRF
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5 anos
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arts. 173 e 174, CTN
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Dasn – Declaração Anual do Simples Nacional
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5 anos
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art. 26, II, LC 123/2006 e arts. 173 e 174, CTN
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Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos
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5 anos
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arts. 173 e 174, CTN
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TRABALHISTA
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Documento
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Prazo
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Fundamento legal
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FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço
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30 anos
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art. 23, § 5°, Lei n° 8036/1990
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GFIP – Guia recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social
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30 anos
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art. 23, § 5°, Lei n° 8036/1990
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GRFC – Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social
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30 anos
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art. 23, § 5°, Lei n° 8036/1990
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Contribuição previdenciária – GPS
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5 anos
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arts. 173 e 174, CTN
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Contribuição sindical – GRCSU
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5 anos
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arts. 173 e 217, I, CTN
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Contrato de trabalho
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indeterminado
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(*)
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Livro ou ficha de registro de empregado
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indeterminado
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(*)
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Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13° salário, controle de ponto
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5 anos
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art. 7°, XXIX, CF e art. 11 CLT
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Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso prévio
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2 anos
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art. 7°, XXIX, CF e art. 11 CLT
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Folha de pagamento
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10 anos
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art. 225, I e § 5°, Decreto n° 3048/1999
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Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários
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10 anos
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art. 225, § 22, Decreto n° 3048/1999
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Caged – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
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5 anos
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art. 2°, § 1°, Portaria MTE 1129/2014
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Rais – Relação Anual de Informações Sociais
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5 anos
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art. 8°, Portaria MTE 269/2015
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(*) Considerando que tais documentos são importantes para comprovação de tempo de serviço para fins de benefícios previdenciários (art. 603 CTL e art. 19, Decreto n° 3048/1999), recomenda-se sua guarda por prazo indeterminado.
